Смена фамилии в трудовой

Содержание

Запись в трудовой книжке о смене фамилии: образец 2019 года

При изменении сотрудником фамилии кадровику необходимо внести соответствующие изменения в документы. В том числе в трудовую книжку работника. Причём смена фамилии в трудовой книжке – это одна из операций, которую необходимо выполнить в данной ситуации. Рассматриваем, как это грамотно сделать, в нашем обзоре.

Начинаем с заявления и приказа

Процедуру внесения записей в трудовую книжку обязательно предваряет заявление сотрудника о смене фамилии и изданный на его основании приказ руководителя организации. Без этих документов никакие записи в книжку вносить нельзя.

К заявлению должны быть приложены копии документов, подтверждающие смену фамилии сотрудницей или сотрудником. Такими документами выступают:

  1. Паспорт.
  2. Свидетельство о заключении брака.
  3. Или свидетельство о смене фамилии (если работник меняет фамилию без заключения брака).

Подробнее об этом на нашем сайте см:»Образец заявления в отдел кадров о смене фамилии при вступлении в брак» и «Приказ о смене фамилии в связи с вступлением в брак: образец».

Делаем запись в трудовой книжке правильно

После подачи заявления и выпуска распоряжения об изменении фамилии сотрудницы во всех документах, можно перейти к смене фамилии в трудовой книжке. Образец 2019 года выглядит следующим образом и помогает сделать это без ошибок:

Порядок действий таков: старую фамилию нужно перечеркнуть одной чертой и рядом написать новую. Затем на форзаце (внутренняя сторона обложки) необходимо пояснить причину исправления. При этом обязательна ссылка на документы, послужившие основанием для внесения данных корректив (п. 2.3 Инструкции, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 и п. 26 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Сделанную запись в трудовой книжке о смене фамилии уполномоченный на это действие работник кадровой службы заверяет своей подписью и печатью компании (при ее наличии).

Ответственность работника

Как ни странно, обязанность работника сообщать своему руководству о смене фамилии действующим законодательством прямо не предусмотрена. Однако возможность привлечь его к ответственности за несвоевременное сообщение об этом факте всё же можно. Это тот случай, когда соблюдены 3 следующих условия:

  • обязанность сообщать о факте смены фамилии есть в должностной инструкции работника, трудовом контракте или в локальном акте (например, положении о работе с персональными данными);
  • в этих документах прямо указан срок, в течение которого работник обязан сообщить нанимателю о смене имени;
  • сотрудник поставил свою подпись об ознакомлении с локальным актом или должностной инструкцией.

СОВЕТЖелательно обязать каждого нового работника предоставлять свои достоверные персональные данные (Ф.И.О., адрес, паспортные реквизиты, информацию об образовании). И в случае их изменения – сообщать работодателю обновлённые данные не позднее 3 или 5 рабочих дней с даты их корректировки.

Почему вопрос актуальности Ф.И.О. сотрудника так важен для организации, где он работает? А потому что это повлечёт многочисленные нестыковки и ошибки в отчётности в Пенсионный фонд (СЗВ-М и др.) и налоговую (справки 2-НДФЛ и др.). Вплоть до реальных административных штрафов.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Оформление смены фамилии в трудовой книжке

Запись в трудовой книжке об изменении фамилии — обязательная процедура работы с кадровыми документами. Рассмотрим, кто и как должен вносить изменения в сведения о сотруднике.

Основным документом работника, подтверждающим его стаж и периоды занятости в конкретных организациях на определенных должностях, является трудовая книжка. Согласно статье 66 ТК РФ, этот документ обязаны вести все работодатели, кроме физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями.

Если сотрудник меняет фамилию, в кадровые и учетные документы, в том числе в трудовую книжку и личную карточку, а также в договор, должны быть внесены соответствующие корректировки. Процедура оформления исправления персональных данных достаточно простая, и она должна быть произведена в обязательном порядке, в противном случае в будущем у человека могут возникнуть вопросы по назначении пенсии, вплоть до оспаривания права на получение обеспечения от государства. Разберем подробно порядок действий и дадим образец, как изменить фамилию в трудовой книжке.

Законодательная база

Чаще всего смена фамилии производится при заключении брака. Федеральный закон «Об актах гражданского состояния» (ФЗ-143, принятый еще в 1997 году), в ст. 30 устанавливает, что такое изменение персональных данных подтверждается свидетельством о браке. Фамилия — обязательный реквизит паспорта как удостоверяющего личность документа: эти сведения, согласно ст. 19 ГК РФ, являются основными идентифицирующими для гражданина. Поэтому вполне логично, что при изменении таких персональных данных необходима замена паспорта (это прямо указано в п. 12 Положения о паспорте, утвержденного Постановлением Правительства №828 в 1997 году).

Трудовая книжка (ТК), согласно ст. 66 ТК РФ, будучи главным документом сотрудника, содержит информацию обо всех этапах его деятельности.

В двух подзаконных актах установлены форма и порядок ведения ТК:

  • Правила ведения, они утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее — просто Правила);
  • Инструкция по порядку заполнения, утверждена Постановлением Минтруда РФ 10.10.2003 года под номером 69 (далее – Инструкция).

На основании пп. «а» п. 9 Правил ТК в обязательном порядке содержит идентифицирующие данные о сотруднике, которые вносятся на основании паспорта. Следовательно, при изменении паспорта гражданина аналогичные правки необходимо внести и в ТК.

Корректировки сведений о работнике производятся в соответствии с п.п. 26 и 2.3 Инструкции.

Внесение изменений в трудовую книжку

Помимо информации о выполняемой работе, смене места работы, увольнениях и наградах за успехи в труде, в трудовую книжку вносятся сведения о работнике. К ним, согласно существующему законодательству, относятся:

  • ФИО;
  • дата рождения;
  • информация об образовании и квалификации.

Записи в ТК, касающиеся перечисленных сведений, могут быть исправлены, если для этого есть причины и документальное подтверждение. В качестве причины, например, может выступать перемена фамилии вследствие замужества, а также ошибки в написании. Что касается документальных подтверждений, то в качестве них могут выступать свидетельство о браке, паспорт, свидетельство о рождении, свидетельство о перемене фамилии или имени, о расторжении брака и другие официальные документы.

Изменения вносятся работодателем по последнему месту трудоустройства. Если перемена сведений о работнике произошла после увольнения с работы, то правки вносятся предыдущим или нынешним работодателем. Если организации, которая допустила неточность в написании, больше не существует, то изменения в трудовую книжку вносит новый работодатель.

Согласно пункту 31 «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», дубликат этого документа выдается в случае утраты его оригинала. В остальных случаях в него вносятся соответствующие изменения.

Запись в ТК делается на основании заявления работника.

Оформлять решение руководителя необходимо соответствующим распорядительным документом: приказом.

Данные о документе-основании вносятся на внутреннюю сторону первой страницы ТК.

Запись в трудовой книжке об изменении фамилии

При изменении фамилии соответствующая запись вносится с учетом следующих правил:

  • старая фамилия зачеркивается;
  • рядом или над старой фамилией указывается новая;
  • отметка о перемене пишется на внутренней части обложки с указанием реквизитов, подтверждающего документа;
  • ответственный за внесение правок сотрудник ставит свою подпись и расшифровку, а также печать организации.

Отдельно стоит отметить, что вносить правки рекомендуется компактно, ведь они могут производиться не однократно, поскольку часто происходит изменение фамилии в трудовой книжке после замужества. Печать организации необходимо размещать так, чтобы она не мешала прочтению сведений.

В качестве образца как изменить фамилию в ТК, приведем следующую запись, сделанную на внутренней части обложки документа:

«Фамилия Иванова изменена на Петрова на основании свидетельства о заключении брака серии АТ №123321, выданного 01.05.2017 года Кутузовским отделом ЗАГС, Управления ЗАГС Москвы. Специалист по кадрам Подпись (Сидорова А.Л.) печать организации».

Образец смены фамилии в трудовой книжке

В данном материале рассмотрен самый распространенный случай, требующий внесения изменений в ТК. Несмотря на разнообразие поводов для редактирования сведений в этом документе, общий алгоритм действий и формулировки остаются схожими.

Куда еще внести изменения

Помимо ТК поправки, содержащие информацию об актуальных персональных данных работника, вносятся в следующие учетные и кадровые документы:

  • личное дело;
  • лицевые счета;
  • трудовой договор;
  • все иные кадровые и бухгалтерские бланки, где это необходимо (то есть где указаны персональные данные).

В личной карточке старые данные могут быть зачеркнуты чертой и внесены актуальные, либо распечатывается бланк страницы из карточки с новыми сведениями, а на старом листе проставляется отметка о его замене. Обязательно указываются дата обновления, реквизиты документа-основания, данные о лице, вносящем поправки, проставляются его подпись и печать. Если не хватает места, информацию можно указать в свободных полях раздела «Дополнительные сведения».

По поводу обязательности внесения поправок в контракт есть разные мнения. Часть кадровых работников не видит в этом необходимости, ссылаясь на ст. 57 ТК РФ, которая устанавливает, что редактирование контракта необходимо только в случае внесения недостающих данных, а не в случае их изменения. Но во избежание неприятностей поправки лучше утвердить допсоглашением.

Ответственность сторон за достоверность информации

За правильное заполнение документов о работнике несет ответственность работодатель. Сотрудники, оформляющие бланки, могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности и иным санкциям, установленным законом, при допущении ошибок и ненадлежащем исполнении своих обязанностей.

Ответственность работника за предоставление достоверной информации прямо в законодательстве не установлена. Работодатель может по своей инициативе внести обязательство по предоставлению актуальных данных в конкретный срок в контракт или внутренние локальные акты. В этом случае при нарушении этих правил сотрудник может быть привлечен к дисциплинарной ответственности. При этом работник должен быть в обязательном порядке ознакомлен под роспись с такими документами, то есть знать о такой обязанности.

Нормативно-правовая база

Исправления в трудовой книжке в части ФИО работника регламентируются Инструкцией по заполнению трудовых книжек № 69 от 10.10.2003 г.

Основания изменения фамилии в трудовой книжке

При смене ФИО работнику необходимо сообщить работодателю о произошедших изменениях и предоставить документы, являющиеся подтверждением смены паспортных данных:

  • свидетельство о заключении/расторжении брака, а также о перемене имени;
  • новый паспорт лица;
  • свидетельства СНИЛС и ИНН.

Данные документы станут основанием для изменения фамилии в трудовой книжке после замужества.

Порядок изменения фамилии

В первую очередь работник, сменивший паспортные данные, должен написать заявление, в котором просит произвести исправления в трудовой книжке и других учетных документах.

После сдачи работником заявления кадровики должны составить приказ, после которого в трудовую книжку будут внесены необходимые исправления.

Чтобы внести исправления в сведения о ФИО работника, необходимо придерживаться следующего алгоритма.

Пошаговая инструкция внесения изменений

Шаг 1. Ознакомление инспектора отдела кадров с документами, представленными работником.

Шаг 2. Внесение исправлений в сведения о работнике.

Изменить ФИО в книжке достаточно просто. Согласно Инструкции, исправить данные можно, зачеркнув одной чертой старые данные, а рядом прописать новые сведения.

Чтобы можно было прочесть исправленный текст, зачеркивание производится тонкой чертой.

Аналогичным образом вносятся изменения в остальные кадровые документы.

Шаг 3. На обратной стороне обложки вносятся сведения о документах, являющихся основанием для исправлений – серия и номер свидетельства, дата выдачи.

Как правило, это свидетельство, выданное органами ЗАГСа. Ответственное лицо в обязательном порядке ставит свою подпись с указанием должности и инициалов, дату поправок и печать организации.

Образец изменения фамилии в трудовой книжке

Рис 1. Исправление сведений о сотруднике

Материал в тему: Смена фамилии в медицинской книжке: порядок внесения изменений.

Документы, на основании которых вносится запись

Для внесения исправлений работник должен представить документы, которые подтверждают произошедшие изменения – копию нового паспорта и свидетельство о регистрации/расторжении брака или смене имени.

Кто должен вносить изменения

Вносить запись в трудовую книжку о смене фамилии имеет право только сотрудник отдела кадров.

Смена фамилии в других рабочих документах

Исправления должны быть внесены во все документы, содержащие сведения ФИО – трудовой договор, личная карточка, трудовая книжка, журнал учёта трудовых книжек и вкладышей к ним, график отпусков, ведомости, описи и т. д.

Важно! Чтобы внести новые сведения в трудовой договор, необязательно составлять его заново – достаточно оформить дополнительное соглашение, в котором будут указаны новые данные работника.

В случае, когда бухгалтерский учет в организации ведется с помощью программного обеспечения, достаточно поменять ФИО в программе, после чего она автоматически изменится во всех электронных документах.

Если же учет ведется на бумажных носителях, вносить исправления придется вручную в каждом документе, где указана фамилия.

Законом не регламентируется алгоритм, процедура и очередность исправлений во внутренней документации при смене данных персонала.

Порядок оформления смены фамилии

При смене фамилии работника, работодателю предстоит грамотно внести исправления во внутреннюю документацию.

В первую очередь работник, сменивший фамилию, должен написать заявление.

Рис. 1. Заявление работодателю о внесении изменений

Основания для изменения личных данных сотрудника

После смены паспортных данных необходимо внести изменения в кадровые документы. Поводом для этого станут копии подтверждающих документов:

  • свидетельство о заключении либо расторжении брака, а также о смене имени;
  • новый паспорт лица;
  • СНИЛС и ИНН.

Именно эти документы обязан представить работник для смены фамилии на работе.

В какие документы вносить изменения

Исправления должны быть внесены во все документы, содержащие ФИО – трудовой договор, личная карточка, трудовая книжка, график отпусков, ведомости, описи и т. д.

После сдачи работником заявления, кадровики должны составить приказ, после которого кадровики и бухгалтеры внесут необходимые исправления.

Оформление кадровых документов

Законом не регламентируется алгоритм, процедура и очередность исправлений во внутренней документации при смене данных персонала. Однако для полноценной работы все же придется внести исправления в сведения о работнике.

Трудовая книжка

В соответствии с Инструкцией № 69 от 10.10.2003 г., исправления в трудовую книжку вносятся так: старая фамилия зачеркивается одной чертой, а рядом вписывается новая фамилия.

Важно! Зачеркивание производится тонкой чертой, чтобы можно было прочесть исправленный текст.

На обложке (слева от титульного листа) прописываются основания исправлений, а также проставляется печать организации.

Рис. 2. Трудовая книжка с исправлениями

Аналогичным образом вносятся изменения в книге учета трудовых книжек и вкладышей к ним.

Трудовой договор

Закон не устанавливает требование вносить изменения при смене фамилии работника в трудовом договоре.

Однако кадровики все же предпочитают вносить изменения, чтобы избежать спорных ситуаций в будущем.

Чтобы внести новые сведения, необязательно менять трудовой договор полностью – достаточно оформить дополнительное соглашение, в котором будут указаны актуальные персональные данные работника.

Рис. 3. Образец дополнительного соглашения к трудовому договору в связи со сменой фамилии

Личная карточка работника

При смене персональных данных необходимо также внести изменения в его личное дело (личная карточка Т-2).

Для исправления фамилии в карточке необходимо зачеркнуть старую фамилию и вписать новые данные. Рядом с новой фамилией необходимо указать название, номер и дату документа, являющегося основанием для исправлений.

При смене фамилии в связи с замужеством или разводом, также необходимо в графе «Семейное положение» изменить статус.

Рис. 4. Образец личной карточки с исправлениями.

Оформление бухгалтерских документов

В случае, когда бухгалтерский учет в организации ведется с помощью программного обеспечения, достаточно поменять фамилию в программе, после чего она автоматически изменится во всех электронных документах.

Если же учет ведется на бумажных носителях, вносить исправления придется вручную в каждом документе, где указана фамилия.

Замена СНИЛС

В двухнедельный срок с момента получения нового паспорта работником он должен получить новое страховое свидетельство СНИЛС в отделении пенсионного фонда.

Законодательство оставляет право выбора работнику при замене СНИЛС: либо он обращается в ПФР самостоятельно, либо поручает это работодателю.

В большинстве случаев получением нового СНИЛС занимается бухгалтерия, поэтому бухгалтеру важно не пропустить сроки подачи.

Для получения СНИЛС бухгалтеру необходимо заполнить и подать в отделение фонда следующие документы:

  • заявление на обмен страхового свидетельства (форма анкеты АДВ-2);
  • опись документов (форма АДВ-6);
  • старое свидетельство работника;
  • копия паспорта работника.

Важно! В заявлении по форме АДВ-2 работник ставит свою подпись.

В течение недели с момента получения готового свидетельства бухгалтер должен предоставить его работнику и отправить сопроводительную ведомость обратно в отделение фонда, которую он получил там одновременно с готовым свидетельством.

Скачать бланк заявления АДВ-2.

Скачать форму описи АДВ-6.

Лицевой счет работника

Лицевой счет работника (формы Т-54 и Т-54а) – внутренний документ работодателя, содержащий сведения обо всех выплатах и удержаниях сотрудника на основании первичных документов (больничные листы, путевые листы, рапорты, наряды на сдельную работу и т. д.).

Лицевой счет открывается и ведется бухгалтером на протяжении всего периода работы сотрудника.

Изменения в форму Т-54 вписываются аналогично – путем зачеркивания прежней фамилии одной чертой и указания новых данных рядом.

Банковские счета и карты

В случае перечисления заработной платы работника на карту, во избежание проблем с перечислением заработанных средств работнику, бухгалтеру необходимо своевременно сообщить о произошедших изменениях в банк.

После этого, работник должен самостоятельно обратиться в отделение банка для замены пластиковой карты.

Ответственность

В случае непредставления сведений бухгалтерией в отделение ПФР в установленный срок, к работодателю возможно применение финансовых санкций в размере 500 рублей за каждого сотрудника.

Извещать о смене фамилии ФСС и ФОМС, как и обращаться в Налоговую инспекцию за получением ИНН сотрудника, бухгалтеру не требуется.

Порядок смены фамилии в трудовой книжке — образец

Смена фамилии в трудовой книжке — образец того, как правильно это сделать, вы найдете в нашей статье. Трудовая книжка служит подтверждением стажа, поэтому руководитель обязан заполнять ее в соответствии с требованиями законодательства. В интересах же работника — проверять правильность вносимых в документ записей.

Как сделать запись об изменении фамилии в трудовой книжке

Изменение фамилии в трудовой книжке: образец-2018

Итоги

Как составить запись об изменении фамилии в трудовой книжке

Трудовая книжка — персональный документ работника, содержащий записи о его трудовой деятельности и стаже (ст. 66 ТК РФ). Гражданин представляет трудовую книжку на каждом новом основном месте работы для занесения информации о трудоустройстве. Совместители могут попросить основного работодателя сделать запись о работе по совместительству.

Обязанность фиксировать прием на работу гражданина в трудовой книжке возложена как на юрлиц, так и на предпринимателей (ст. 309 ТК РФ).

Обо всех нюансах ведения и хранения трудовых книжек читайте в статье «Инструкция по заполнению трудовых книжек».

Любые поправки вносятся в трудовую книжку только при наличии подтверждающих документов. Делать это со слов владельца трудовой книжки, руководителя или другого сотрудника запрещено (п. 2.3 постановления Минсоцразвития РФ от 10.10.2003 № 69 и п. 26 постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Поскольку трудовая книжка является персональным документом, в ней указывается фамилия работника. Если он сменил фамилию, данные в трудовой книжке должны быть актуализированы. Чаще фамилию меняют женщины — при заключении или расторжении брака. Кроме того, законодательство нашей страны разрешает поменять фамилию гражданину, достигшему 14 лет, с согласия обоих родителей или опекунов. Совершеннолетний может менять фамилию без необходимости запрашивать чье-то согласие (ст. 19 ГК РФ).

Для того чтобы сделать запись об изменении фамилии в трудовой книжке, у ответственного за ведение трудовых книжек должен быть на руках один из следующих документов:

  • паспорт с новой фамилией;
  • свидетельство о заключении брака;
  • свидетельство о расторжении брака;
  • свидетельство об изменении фамилии.

На их основании ответственный сотрудник обновляет сведения в трудовой книжке по установленному алгоритму.

Изменение фамилии в трудовой книжке: образец-2018

Изменение анкетных данных в трудовой книжке производится согласно п. 26 постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

Итак, работник сменил фамилию и получил на руки новый паспорт. Кадровик на титульном листе трудовой книжки аккуратно одной линией зачеркивает старую фамилию работника и сверху или рядом на той же строке пишет новую.

Обратите внимание! Перечеркнутая надпись должна читаться без усилий.

На внутренней стороне обложки трудовой книжки кадровик обязан пояснить, на основании каких сведений он внес исправление в документ. Сведения о подтверждающих поправки документах должны включать их название, серию и номер, дату. Пояснение должно быть заверено печатью компании или кадровой службы и подписью ответственного сотрудника.

Мы подготовили образец правильной замены фамилии работника в трудовой книжке:

Скачать образец замены фамилии работника в трудовой книжке

Итоги

Алгоритм изменения персональных данных работника в трудовой книжке прост: нужно получить от него подтверждающие документы и правильно указать изменившиеся сведения. Трудовая книжка должна содержать актуальную информацию, поэтому не забывайте напоминать сотрудникам о необходимости вовремя уведомлять о смене фамилии или иных данных.

А о том, что делать, если вы или ваш работодатель потеряли трудовую книжку, расскажет статья «Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна».

В жизни иногда бывают ситуации, когда человек меняет свою фамилию.

Такое событие влечет за собой ряд формальностей, которые требуют внесения изменений в документацию. Это важное обстоятельство, т.к. они могут утратить свою действительность из-за перемены персональных данных личности.

Как правильно произвести переоформление в трудовой книжке в связи с тем, что человек сменил личные параметры? Здесь вы можно увидеть образец оформления при смене фамилии записи в данном документе.

В каких случаях производится?

Самые частые ситуации, касающиеся перемены фамилии, — это замужество или развод. когда сотрудница вносит изменения в свои личные данные.

Обычно она ставит об этом в известность администрацию предприятия на основании полученных юридических бумаг из ЗАГСА.

Какой же порядок предусмотрен при внесении изменений в личное дело и другую документацию предприятия?

Есть 2 обстоятельства, которые влияют на внесение изменений в трудовую книжку:

  • Если сотрудник изменил свою фамилию или иные личные данные, то внесения в трудовую книжку должен выполнить тот работодатель, у которого он работал на момент изменения личных данных.
  • Новый работодатель имеет право внести поправку в связи с переменой личных данных, если по каким-то причинам они не были исправлены на предыдущем месте работы, а сотрудник уже уволился и поступил на работу к нему.

В любом случае, прежде чем внести изменения в личные формуляры, сотруднику из отдела кадров необходимо проверить наличие официальных свидетельств, подтверждающих данное обстоятельство.

Обоснование, по которым необходимо потребовать письменные законные бумаги, изложено в п. 26 Постановления Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 года № 225.

Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225

Как оформляется изменение фамилии в трудовой книжке?

Чтобы сотрудник, отвечающий за кадровые вопросы, удостоверился в законности перемены фамилии, ему необходимо потребовать от трудящегося заявление с копиями прилагаемых свидетельств.

Если необходимо произвести изменение фамилии в трудовой книжке после замужества, то необходимо получить копию нового паспорта и свидетельство о браке.

В случае, когда она изменена по причине развода, то и свидетельство должно быть приложено соответствующее — о расторжении брака.

Узнайте из нашей статьи, как составляется заявление на выдачу трудовой книжки.

Как оформляется акт передачи трудовых книжек при увольнении ответственного лица? Смотрите .

Правила и этапы внесения изменений

Изменение записей при смене данных производиться поэтапно:

  1. Вначале вносят исправление в специально отведенную графу, где вписывают фамилию на первом листе при развороте брошюры: прежнее слово вычеркивают ровной линией, и если позволяет место рядом вписывают новый параметр. Можно также надпись разместить сверху над вычеркнутым словом.
  2. Основные параметры из свидетельства, выданного в ЗАГСе, выписывают на внутреннюю сторону обложки так, чтобы осталось место для внесения реквизитов очередного документа, если вдруг снова придется вносить изменения. Опытные кадровики рекомендуют экономить здесь место для указания возможных подобных исправлений.
  3. Ниже записи о серии и номере свидетельства и других данных ответственное лицо за кадровый состав предприятия ставит свою визу и личные параметры. На подписи ставят печать таким образом, чтобы можно было прочесть все слова.

Запись должна быть сделана разборчивым почерком без исправлений и подчисток.

Пример:

Внесение записи при изменении фамилии

Документы-основания

Основанием для внесения поправок в трудовую книжку является приказ руководителя.

Сотрудник ставит в известность о произошедшем событии, которое стало причиной изменения данных об идентификации его личности.

Сотрудник отдела кадров должен поднять личное дело трудящегося и оформить с ним дополнительное соглашение к трудовому договору.

Он вносит соответствующие изменения в трудовую книжку и знакомит его с результатом своей работы.

Предоставляемые работником

Чтобы бланки в личном рабочем деле сотрудника были действительными в случае, если у него произошли какие-то изменения в индивидуальных данных, ему необходимо написать заявление и предоставить подтверждающие бумаги.

По правилам п. 2.3. Инструкции по заполнению трудовых книжек (Постановление №69 Минтруда России от 10.10.2003) замена данных о фамилии, имени, отчестве и дате рождения выполняется на основании предоставленного самим сотрудником нескольких юридических бумаг.

Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69

Это:

  • паспорт;
  • документ о рождении;
  • документ о браке (расторжении брака);
  • другие бумаг, выданных госорганами РФ.

Обязательно на внутренней стороне обложки брошюры указывают ссылку на их номер и дату.

Оформляемые в организации

Порядок проведения данной процедуры предусматривает оформление двух документов, дающих основание для внесения поправок:

  • Заявление сотрудника о просьбе внести изменения в личное дело.
  • Приказ отделу кадров произвести соответствующие исправления в отношении такого сотрудника.

Рассмотрим подробнее, как изменить фамилию в личном деле по заявлению трудящегося и приказу руководителя предприятия.

Заявление

Форма заявления стандартная, т.е. работник обращается к директору организации с просьбой о внесении новых данных в его личные документы, подтверждающие его трудовые отношения с работодателем.

Обязательно под датой и росписью заявителя необходимо в приложении указать перечень копий паспорта и свидетельства, на основании которых нужно произвести смену индивидуальных параметров трудящегося.

Образец:

Приказ

Руководитель визирует заявление подчиненного и дает распоряжение издать приказ об исправлении старых данных работника на новые.

Пример:

В какие еще документы следует внести изменения?

После оформления и утверждения приказа об использовании новой фамилии сотрудника необходимо произвести обновление записей в таких бумагах:

  • в личном деле исправляют в карточке информацию о работнике;
  • переоформляют документацию по лицевым счетам;
  • обновляют измененную в отношении сотрудника персонализацию во всех других кадровых и бухгалтерских бланках, где есть индивидуальные данные трудящегося.

Личная карточка

Внесение изменений в личную карточку может быть выполнено разными способами.

Рассмотрим подробнее пример:

Наиболее распространенный вариант, когда работница после свадьбы берет данные своего мужа, — например, была Анохина — стала Данильченко.

Девичью фамилию зачеркивают чертой и если позволяет место рядом вписывают новую.

На внутренней стороне обложки вносят название официальной документации, серию, номер и дату, например, «Свидетельство о регистрации брака II-ВВ №342876 от 11.04.2015 г.» Под этой записью кадровый сотрудник должен поставить подпись с указанием своих данных и поставить печать. Обязательно необходимо указать дату выполнения обновления. Если же не хватает места, то запись о персональном параметре вносят над вычеркнутым словом.

Параметры о свидетельстве, в соответствии с которым изменяют запись с подтверждением достоверности ее подписью кадрового сотрудника, можно указать также в карточке, где есть место в разделе «Дополнительные сведения».

Иногда кадровики распечатывают бланк страницы из карточки трудящегося с новыми параметрами, а на старом листе оставляют пометку об его замене.

Не все кадровые служащие сходятся в едином мнении, что при смене личного параметра необходимо подписывать новый трудовой договор или оформлять дополнительное соглашение к нему.

Но есть противники таких действий, считающие что приложение к основному контракту должно быть заключено по причине произошедших перемен в персонализации трудящегося. Основание такого принципа действий описано в статье 57 ТК РФ.

В ней допускается редактирование текста только с целью несения недостающих сведений, а не измененных.

Поэтому при смене персональных данных работников нужно подписывать дополнительное соглашение.

Подробнее про исправления в трудовой книжке читайте на нашем сайте.

Как пройти тестирование при приеме на работу? Узнайте .

Для чего нужна голограмма в трудовой книжке? Информация — .

О чем еще нужно знать?

Смена подписи

Кадровому инспектору необходимо не только внести изменения фамилии в документацию, а еще и получить у сотрудника новый образец подписи, об этом не стоит забывать.

Возврат фамилии при разводе

Бывает, что после расторжения брака возвращают вновь на ту фамилию, которая была до супружества. В таких случаях необходимо указать, что брачная фамилия заменена на добрачную, на основании свидетельства о расторжении брака.

Пример:

Внесение записи при повторном браке

Следующий брак также необходимо отразить в трудовой книжке, как и первый.

Если перемена фамилии произошла во время повторного брака с одним и тем же человеком, то в записи указывают, что старая изменена на новую на основании свидетельства о браке, так же как при возврате ее при расторжении брака.

Как исправить неправильно внесенные изменения?

В инструкции есть информация о порядке исправления ошибочной записи, но по вопросу титульного листа она отсутствует.

Процедура исправлений параметра личности трудящегося в трудовой книжке рассматривается в 26 пункте (Правила) и пункте 2.3 (Инструкция). В них сообщается о том, что фамилию можно изменить на основании личных документов, но как исправлять ошибки не описывается.

Если трудовая оформляется впервые, то в случае ее неправильного заполнения она подлежит уничтожению.

Это рассматривается в п. 42 Правил. В соответствии с п. 48 работодатель должен заплатить за ее замену.

Но как быть, если трудовая книжка уже имеет записи с предыдущих мест работы? В таких случаях необходимо вносить изменения с пометкой «взамен ошибочной» под роспись и печать.

Всегда нужно помнить, что, прежде всего, руководитель несет ответственность за учет и хранение трудовых книжек, т.к. он назначает сотрудников отдела кадров. Назначенные им должностные лица за нарушение учета или хранения несут дисциплинарные наказания и другие санкции, предусмотренные в законодательных актах.

Запись в трудовой книжке о смене фамилии задним числом

Цитата (Источник К+ «Зарплата», 2013, N 7):Вопрос: Прежний работодатель не сделал запись на внутренней стороне обложки трудовой книжки об изменении фамилии, а просто перечеркнул фамилию и записал новую. На данный момент в связи с расторжением брака сотрудница снова меняет фамилию. Как быть — направить ее на предыдущее место работы? Если нет, то какие записи и на основании каких документов нужно сделать?
О.Манукова, бухгалтер
Ответ: Документы (со ссылкой на их номер и дату), на основании которых вносятся изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве, перечислены в п. 2.3 Инструкции.
Такими документами, в частности, являются:
— паспорт;
— диплом о высшем образовании;
— свидетельства о рождении, заключении брака, расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества.
Как внести исправления. Указанные изменения вносят на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки:
— одной чертой зачеркивают прежнюю фамилию или имя, отчество;
— рядом записывают новые данные.
Ссылки на соответствующие документы делают на внутренней стороне обложки трудовой книжки.
Внесенные записи заверяют:
— подписью работодателя или специально уполномоченного им лица (например, кадрового работника);
— печатью организации (или печатью кадровой службы).
Какой из работодателей (прежний или нынешний) вносит изменения? Изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности работника производит работодатель по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельства о рождении, заключении брака, расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов (п. 26 Правил ведения трудовых книжек).
Речь о внесении записи в трудовую книжку работника прежним работодателем (путем ее исправления) может идти только в том случае, если в трудовой книжке выявлена неправильная или неточная запись (п. п. 27 и 28 Правил ведения трудовых книжек).
Поскольку в вашей ситуации речь идет не об исправлении записи в трудовой книжке, а о внесении недостающих сведений, указанных в свидетельстве о заключении брака, полагаем, что обращаться к прежнему работодателю не стоит.
Достоверные сведения может внести работодатель, у которого сейчас трудится сотрудница. Порядок действий такой же, как описан выше:
— на внутренней стороне обложки трудовой книжки (в любом свободном месте) работодатель вносит запись:
«Фамилия _________ изменена на фамилию __________ на основании свидетельства о заключении брака (свидетельства о перемене имени) серии ____ N _____________, выданного «__» ________ 20__ г. отделом ЗАГС ____________»;
— ниже работодатель (или специально уполномоченное им лицо) ставит подпись и печать организации (или кадровой службы);
— на первой странице трудовой книжки прежнюю фамилию зачеркивают и записывают новую.
А.В.Сибиряков
Эксперт журнала «Зарплата»

Смена фамилии в трудовой книжке

Как менять трудовую книжку при смене фамилии

Трудовая книжка – персональный документ работника, предназначенный для внесения записей о его трудовой деятельности и стаже. При устройстве на новое место работы человек предъявляет ее работодателю или специалисту кадрового отдела для занесения информации о трудоустройстве.

Трудовая книжка заводится один раз на весь период трудовой деятельности. При утере ее работнику выдается дубликат, а при окончании страниц, содержащих сведения о работе, к документу прикрепляется вкладыш с чистыми страницами. При изменении персональных данных, в том числе фамилии гражданина, замена трудовой книжки не производится.

Основание для включения поправок в трудовую книжку – приказ руководителя, однако сменой фамилии в ней и других документах, в том числе в трудовом договоре, занимается сотрудник отдела кадров. Изменять, вносить исправления и дополнять документацию самостоятельно нельзя.

Трудовая книжка: смена фамилии после замужества

Наиболее распространенное основание для корректировки личных данных в трудовой книжке – замужество, когда вступив в брак, женщина принимает фамилию мужа. Об этом обстоятельстве сотруднице обязательно нужно уведомить администрацию предприятия и обратиться с вопросом о внесении обновленных данных в ее документы.

Как правило, к процессу смены информации кадровая служба приступает после замены паспорта и предъявлении нового удостоверяющего личность документа. При этом, помимо основного пакета документов, изменившей в связи с замужеством сотруднице фамилию необходимо предоставить Свидетельство о регистрации брака.

Развод также является основанием для внесения правок в трудовую книжку, но только при условии отказа от фамилии бывшего супруга и возвращения предыдущих персональных данных. В этом случае, чтобы изменить информацию в документе, потребуется Свидетельство о расторжении брака.

Как оформить смену фамилии в трудовой книжке

Вносить изменения в трудовую книжку – обязанность руководства предприятия. Чаще всего этим занимается начальник отдела кадров, а при его отсутствии – секретарь или главный бухгалтер, в зависимости от распоряжения директора. Запись в трудовую книжку безработного гражданина вносится после его трудоустройства на новом месте.

Независимо от причины необходимости корректировки личных данных, процедура смены фамилии в трудовой книжке всегда одинакова. Для успешного изменения информации необходимы 2 документа:

Заявление с просьбой внести правки в трудовую книжку;

Приказ о фиксации необходимых корректировок в персональных данных работника с подписью руководителя и печатью организации.

Действия специалистов Отдела кадров, как правило, выполняются по установленному образцу:

  • внесение исправлений в специально предназначенную для этого графу, которая располагается на первой странице при развороте брошюры;
  • внесение записи об основных параметрах из документа, подтверждающего смену фамилии, на внутреннюю сторону обложки документа;
  • внесение личных данных, подписи и печати предприятия после подтверждающих изменение фамилии данных.

После совершения всех необходимых действий работник обязательно должен ознакомиться с приказом об изменении его персональных данных и проверить правильность корректировки внесенной в трудовую книжку информации.

Чтобы избежать ошибок при изменении фамилии в трудовой книжке, которые могут повлечь за собой недействительность документа, оформлять корректировки следует в строгом соответствии с Трудовым Кодексом РФ.

Время чтения: 7 минут

Изменение личных данных – событие, которое требует не только получения нового паспорта, но и затрагивает другие документы, которые имеются в наличии у гражданина РФ. Так, к примеру, обязательной является смена фамилии в трудовой книжке, водительских правах и других бумагах. Что касается трудовой книжки, то правильность проведения процедуры в связи с необходимостью внесения в документ новых данных волнует не только самих сотрудников. Важен данный вопрос и для кадровиков, которые ведут учет работников на предприятии.

Необходима ли замена трудовой книжки при смене фамилии

Перемена личных данных – явление нередкое. Чаще всего происходит это по причине вступления в брак или развода. Такие события стимулируют российских граждан принимать на себя новую фамилию или возвращаться к прежней. Часто случается и так, что фамилию приходится менять по каким-то другим причинам: например, из-за ее неблагозвучности или в случае неправильного ее написания в паспорте и нежелании замены последнего.

После того как получены новые документы с новыми личными данными, многие начинают задумываться над тем, нужно ли менять трудовую книжку при смене фамилии. Если обратиться к законодательству, то в нем говорится, что в связи со сменой фамилии этот документ замене не подлежит.

Согласно с положениями постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, оформлять новую трудовую книжку (ее дубликат) необходимо в следующих случаях:

  • утрата документа;
  • документ (вкладыш в него) стал негодным вследствие какого-либо физического воздействия;
  • при массовой утрате работодателем документов сотрудников в результате чрезвычайных ситуаций.

Отсюда можно сделать вывод, что замена трудовой книжки при смене фамилии не требуется. Достаточно просто произвести в ней нужную запись.

Пройдите социологический опрос!

В любом случае начинается процедура с обращения гражданина в отделение ЗАГС, которое должно выдать свидетельство, удостоверяющее факт изменения в личных данных заявителя. Далее в трудовой книжке проводится изменение фамилии на основании паспорта.

Существуют два обстоятельства, которые необходимо учитывать перед процедурой изменений:

  • вносить новые данные должен тот работодатель, у которого гражданин трудоустроен на момент смены фамилии;
  • новый работодатель получает право на проведение процедуры в том случае, если предыдущее предприятие по какой-то причине не сделало запись в трудовую книжку.

Действия сотрудника при смене личных данных

Процесс внесения новых сведений в трудовую книжку начинается с того, что работник готовит небольшой пакет документов и пишет соответствующее заявление. Все остальные действия выполнит кадровый отдел компании.

В какие сроки нужно подать документы

Что касается временных рамок, которые обязан соблюсти сотрудник предприятия, то здесь никаких четких ограничений закон не прописывает. Соответственно и никакими штрафами или иными санкциями работник не облагается.

Но нужно четко понимать, что предоставление достоверной информации в отдел кадров необходимо не только для ведения личной карточки работника, но и для отчисления налогов, выдачи заработной платы. Поэтому можно сделать вывод, что сообщение о смене фамилии в кратчайшие сроки скорее необходимость для самого работника.

Пакет документов

Для того чтобы кадровик имел возможность поменять фамилию в трудовой книжке сотрудника, последний должен предоставить требуемые законом документы, подтверждающие смену личных данных.

Как указано в пункте 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, производится запись о смене личных данных на основании таких документов:

  1. Паспорта.
  2. Свидетельства о заключении/расторжении брака.
  3. Свидетельства о рождении.
  4. Свидетельства об изменении имени, отчества, фамилии.
  5. Иных документов, которые могут подтвердить факт смены личных данных.

Заявление о смене фамилии

Сказать, что вопрос, как написать заявление на смену фамилии на работе, является сложным, оснований нет.

Форма заявления свободная, пишется оно от руки, имеет вид обращения к руководителю компании с просьбой о внесении необходимых корректив в документы, подтверждающие трудовые отношения работника и работодателя.

Далее обязательно следует перечислить список документов, которые прилагаются к данному обращению и выступают основанием для внесения записи об изменении данных. В конце заявления нужно непременно поставить подпись и дату его составления.

Чтобы узнать подробнее, о смене фамилии перейдите по силке на нашу статью.

Что должен сделать работодатель

Как только работник обратился с заявлением о смене личных данных, работник кадрового отдела обязан произвести необходимые изменения во всех внутренних документах компании. При этом уполномоченный кадровик обязан проверить наличие свидетельств, на основании которых будут внесены соответствующие изменения.

Кроме того, что работодатель обязан исправить информацию во всех бумагах внутри самого предприятия, ему еще предстоит переоформить данному сотруднику свидетельство об обязательном социальном страховании и сообщить о смене личных данных в Пенсионный фонд.

Приказ о внесении изменений

Чтобы поменять фамилию после замужества в трудовой книжке, необходимо дождаться приказа, который будет издан на основании поданного сотрудником заявления. Как и все документы такого порядка, приказ непременно должен быть зарегистрирован и занесен в специальный журнал под присвоенным ему регистрационным номером.

В таком приказе руководитель компании дает указание отделу кадров обеспечить внесение необходимых изменений во все внутренние бумаги компании. В приказе обязательно должны быть указаны документы, которые были предъявлены в качестве основания для замены персональной информации.

Какие документы требуют изменений

Работнику отдела кадров стоит помнить, что личными данными принято считать сведения, внесенные в кадровую и бухгалтерскую документацию предприятия. А потому, как только поступит заявление от сотрудника компании, следует исправить информацию в таких бумагах:

  • трудовая книжка,
  • трудовой договор,
  • личная карточка,
  • лицевые счета,
  • книга учета документов о труде,
  • любые другие бухгалтерские и кадровые документы, содержащие личную информацию о сотруднике.

Внесение новых данных в личную карту

Исправить фамилию в связи с замужеством в личной карте сотрудника можно разными способами. Наиболее часто встречающийся вариант – перечеркивание старой фамилии и рядом с ней написание новой. Вместе с этим на внутренней стороне обложки указывается название документа, который послужил основанием для внесения данных, и его реквизиты. Под этой записью сотрудник кадрового отдела ставит свою подпись и печать. Рядом указывается дата внесения изменений.

Иногда кадровики распечатывают бланк страницы с новыми данными, а на старом оставляют пометку о его замене.

Договор о трудовых отношениях

Наряду с вопросом, как изменить фамилию в трудовой книжке, если вышла замуж, необходимо разобраться и с договором о трудовых отношениях. Не все кадровики единодушны во мнении, что при замене личных данных необходимо подписывать новый документ или оформлять к нему дополнительное соглашение.

Но некоторые специалисты все же настаивают на том, что приложение к основному тексту договора должно быть составлено. Основанием для такого действия выступает статья 57 Трудового кодекса РФ. В ней говорится, что закон допускает редактирование текста договора, но только с целью внесения в него недостающих сведений. О записи в него измененных данных речь не идет. Именно по этой причине, чтобы избежать недоразумений, лучше всего составить дополнительное соглашение к трудовому договору – с новыми личными данными сотрудника.

Исправление информации в трудовой книжке

Внесение изменений в трудовую книжку при смене фамилии после замужества или после развода, равно и как по другим основаниям, имеет одинаковый порядок действий, которого должен придерживаться уполномоченный сотрудник кадровой службы.

Как вносится запись о новой фамилии

Персональные данные сотрудника указаны на титульной странице трудовой книжки. Инструкция по ее заполнению содержит конкретные указания относительно того, как должна производиться запись о смене личных данных:

  • вносятся все изменения на титульный лист – там, где обозначены прежние персональные сведения;
  • фамилия, которая подлежит изменению, должна быть зачеркнута аккуратной ровной чертой. Рядом с ней нужно сделать запись в трудовую с новой актуальной информацией;
  • на внутренней стороне обложки кадровик делает пометку о причинах произведенных изменений. В частности, речь идет о внесении данных о документе, который послужил основанием для этого. Например, свидетельство о браке или о разводе. Необходимо указать тип документа, его серию и номер, дату выдачи.

Фактически закон не прописывает, где именно на титульном листе должна стоять новая запись. На практике ее ставят там, где есть свободное место. Это может быть как над зачеркнутой фамилией, так и под ней или рядом. Любой из вариантов законом не отрицается.

Запись о смене фамилии обязательно заверяется подписью руководителя отдела кадров или ответственного лица, здесь же ставится печать предприятия.

Если предстоит вернуться к предыдущей фамилии при разводе

Никаких особенных отличий в процессе внесения новой записи в трудовую книжку после замужества или после расторжения брака нет. Все, что необходимо сделать, это в пакет документов включить свидетельство, подтверждающее факт расторжения брачного союза.

Что касается порядка смены данных, он выглядит так:

  1. Сотрудник отдела кадров аккуратно зачеркивает прежнюю фамилию.
  2. Вписывает новую.
  3. На обратной стороне обложки ставит отметку, что фамилия была изменена на основании свидетельства о разводе. Далее указываются реквизиты и дата выдачи документа.
  4. Данная запись скрепляется подписью и печатью уполномоченного сотрудника.

Как быть при повторном браке

Случается так, что брачный союз заключается несколько раз с одним и тем же человеком: то есть сначала граждане поженились, потом развелись, затем снова поженились. Не стоит забывать, что все три процедуры обязывают производить изменения в документах, если, конечно же, все они сопровождаются сменой личных данных.

Итак, алгоритм действий, как правильно внести в трудовую книжку запись о смене фамилии при вступлении в брак повторно, будет выглядеть точно так же, как и в двух предыдущих случаях. Это означает, что к заявлению необходимо будет приложить свидетельство о новом браке и паспорт с измененными личными данными. Далее кадровик действует по вышеуказанной схеме.

Исправление некорректно внесенных данных

Инструкция по заполнению трудовых книжек, к сожалению, не содержит четких указаний относительно того, как быть, если в документ были внесены ошибочные данные. В случае оформления документа впервые особых сложностей не будет, ведь книжку можно уничтожить и завести новую. При этом оплачивает замену бланка работодатель.

Но каковы должны быть действия сотрудника кадровой службы, если документ содержит в себе записи с других предприятий? В этом случае необходимо внести новые данные об измененной фамилии с пометкой «взамен ошибочной». Все это также нужно скрепить подписью кадрового работника и печатью компании.

Если были обнаружены ошибки, внесенные на предыдущем месте работе, то, согласно постановлению Правительства РФ № 225 от 16.04.2003, исправления должен произвести работодатель, у которого на данный момент работает сотрудник.

Осуществить это можно на основании официальной бумаги с предыдущего места работы. Если фирма была реорганизована, тогда от ее правопреемницы, если же ликвидирована, тогда на основании документа, удостоверяющего данный факт.

Процедура изменения подписи

Очень часто смена фамилии влечет за собой и некоторые изменения в начертании подписи ее владельца. Вполне логично, что пользоваться старым вариантом, который содержал в себе начальные буквы прежних личных данных, не имеет никакого смысла.

В этом случае закон никак не ущемляет права граждан, которые могут распоряжаться своими росчерками как угодно. Но не стоит забывать, что подпись – это не только наш личный отличительный знак, это еще и подтверждение подписания нами документов. Поэтому если вместе с фамилией вы сменили и подпись, сотрудник отдела кадров должен взять новый ее образец.

Изменение фамилии в трудовой книжке после замужества (образец)

Обновление: 19 декабря 2016 г.

Работодатель или кадровая служба работодателя может столкнуться с необходимостью изменения фамилии в трудовой книжке после замужества сотрудницы. Этот процесс с большой долей вероятности не доставит вам больших проблем. Однако, внося соответствующие изменения, надлежит следовать установленным правилам. Рассмотрим их.

Изменение фамилии в трудовой книжке

Смена фамилии при заключении брака подтверждается свидетельством о регистрации брака. Это следует из статьи 30 Федерального закона от 15 ноября 1997 года N 143-ФЗ.

В паспорте гражданина содержится, в т.ч., информация о его фамилии. Изменение фамилии влечет за собой обязательную замену паспорта (см. пункты 4, 12, 15 Положения о паспорте, утвержденного Правительством РФ 08 июля 1997 года).

Общеустановленной для всех работодателей (за исключением физических лиц, не являющихся предпринимателями) является обязанность по заполнению трудовых книжек (далее также – ТК) на своих сотрудников.

Как следует из статьи 66 Трудового кодекса РФ, ТК представляет собой главный документ о трудовой деятельности и стаже сотрудника, в которую вносятся соответствующие сведения.

Форма и порядок ведения этого документа закреплены в двух нормативных правовых актах:

  • Правила ведения ТК, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года N 225 (далее – Правила);
  • Инструкция по заполнению ТК, утвержденная Постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 года N 69 (далее – Инструкция).

На основании подпункта «а» пункта 9 Правил ТК содержит, в том числе, информацию о фамилии сотрудника, которая вносится в указанный документ в соответствии с его паспортом. Следовательно, при изменении фамилии в паспорте сотрудника аналогичные изменения надлежит произвести и в рассматриваемом документе о трудовой деятельности.

Соответствующая смена фамилии в трудовой книжке производится в соответствии с пунктом 26 Правил и пунктом 2.3 Инструкции.

Указанными НПА предусмотрены порядок и основание для подобных изменений.

Заполнение трудовой книжки при смене фамилии (образец)

Основаниями для подобных изменяющих действий является паспорт, а также свидетельство о заключении брака (или, в случае если фамилия изменяется на прежнюю после расторжения брака, свидетельство о его расторжении) и иные документы. При этом в трудовой книжке должна быть сделана ссылка на реквизиты этих документов, а именно номер и дату.

Инструкция требует, чтобы запись в трудовой книжке об изменении фамилии была внесена следующим образом: по старой фамилии проводится черта и вписывается новая фамилия. Ссылки на реквизиты документов осуществляются на внутренней стороне обложки ТК. Затем они подписываются уполномоченным лицом и заверяются печатью организации или кадрового подразделения.

Также обращаем внимание, что трудовую деятельность работника помимо трудовой книжки сопровождают и иные документы, в которых указывается фамилия, соответствующая документу, удостоверяющему личность (например, трудовой договор, должностная инструкция, и т.п.).

Обязанность вносить в них соответствующие изменения трудовым законодательством не установлена. Следовательно, работодатель (организация или индивидуальный предприниматель) вправе самостоятельно определить необходимость внесения либо невнесения изменений в такие документы.

Любая работница может выйти замуж. Некоторые женщины по факту предпочитают фамилию мужа. Поэтому после законного оформления брачных уз придется поменять перечень основных документов. Провести процедуру надо правильно. Каждый служащий-кадровик должен знать, как выполняется изменение фамилии после замужества в трудовой книжке.

Смена фамилии в трудовой книге

Трудовая книжка – основной документ работающего человека. В ней содержатся сведения обо всех местах работы, вознаграждениях и взысканиях. Титульный лист заполняется точно так, как указано в паспорте оформляющегося. После оформления брака, женщине необходимо поменять основной документ. Осуществляется это по данным того свидетельства, которое выдают в ЗАГСе.

Когда будет получен новый паспорт, необходимо изменить личные записи в «дополнительных» бумагах. К таковым относятся пометки, касающиеся трудовых отношений. Смена фамилии в трудовой книжке происходит по тем же правилам, которые применяются при заполнении титульного листа в первый раз.

Законные основания

Но не только замужество может стать причиной изменения основных личных данных. После развода женщина также имеет право взять фамилию, которую она носила в девичестве. И снова придётся вносить корректирующие пометки в трудовую книжку.

О произошедших событиях (влекущих за собой смену фамилии) необходимо сразу же уведомить руководящее лицо. Работник кадрового подразделения, следящий за хранением и ведением трудовых книжек, в праве потребовать от сотрудницы бумаги, заверяющие факт смены личных данных. Об этом сказано в п. 26 Постановления Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 года № 225.

Внимание! Законом не предусмотрена ответственность за несвоевременное уведомление работодателя об изменении своих персональных данных. Но есть возможность применения наказания.

Сделать так можно при следующих причинах:

  • Данная обязанность прописана в инструкции по занимаемой должности, в трудовом договоре, в ином нормативном акте по предприятию.
  • В подписанных бумагах точно указан период времени, в течение которого оповещается начальство о личностных характеристиках.
  • Трудящийся был ознакомлен с положениями вышеуказанных документов под роспись.

Когда человек трудоустраивается, начальник обязан ознакомить его со всеми положениями, которые имеют отношение к работе на данном предприятии. Происходит это под роспись в специальном журнале.

Если есть отметка, сотрудник читал все положения и согласен с ними. Своевременное внесение обновленных сведений необходимо не только самому человеку, но и его начальству и руководству. На прежние ФИО будут производиться отчисления в ФНС, в ПФР. Потом придётся разбираться, восстанавливать платежи и «перекидывать» их на обновлённые ФИО. Сделать это не сложно, но нужно будет заниматься подобными вещами именно работодателю после получения «свежей» информации.

Предварительные действия

Новая запись в трудовую о смене фамилии не вносится просто так. Работница сама должна обратиться в службу по кадрам с письменной просьбой занести обновлённые сведения о себе в её рабочие бумаги. Это происходит так:

  • Женщина пишет заявление. В «теле» прописывает причины, по которым нужно обновить сведения.
  • В качестве приложения выступают копии обосновывающих документов.
  • Провдится проверка подлинности всех бумаг работников кадрового отдела.
  • Происходит издание приказа на основе представленных бумаг и ознакомление с ним сотрудницы под роспись.
  • Внесение корректив на титульный лист трудовой книжки.

Приказ подписывается руководством, а также начальником службы, заведующей кадрами. Оповестить о желании изменить личностные характеристики в главном документе по работе необходимо сразу же после получения нового паспорта.

Внесение новых данных в книжку

Установлен определенный порядок внесения изменений фамилии в трудовой книжке. Последняя является документом, за который отчитывается ответственный сотрудник отдела кадров. Поэтому все коррективы вносятся им в соответствии с предписанными правилами после получения необходимой информации.

Отражение новой записи об изменении фамилии в трудовой книжке происходит так:

  • Прежняя информация перечёркивается одной аккуратной чертой.
  • Рядом прописываются новые сведения.
  • Указывается причина исправления, а также данные документа, по которому переносятся корректировки. Сделать это нужно на левой стороне книжки.

Такой порядок действий утверждён Постановлениями Минтруда № 69 и № 225 (далее по тексту – Инструкция).

При замужестве

Заключение брачного союза является законным, но не обязательным основанием для того чтобы поменять фамилию. Когда супруги получат свидетельство, подтверждающее создание семьи, оно будет являться причиной перемены характеристик. В нём указана та фамилия, которую женщина получает в браке. Её и вписывают, вместо прежней, в рабочие документы.

В отдел управления персоналом приносятся оригиналы:

  • обновленный паспорт;
  • свидетельство, подтверждающего вступление в брачный союз.

Сотрудник кадрового департамента снимет с них копии, оформит корректировочную запись на главном листе, и подложит бумаги в личное дело работницы.

При повторном браке

Женщина может повторно выйти замуж. Но этому предшествует развод. Если обновление данных после расторжения семейных отношений не происходило, то приносить бумаги нет необходимости.

При изменении сведений вследствие вторичного замужества необходимо принести в службу, руководящую кадрами, оригиналы:

  • паспорт с прописанной новой информацией;
  • соответствующее свидетельство, по которому будут производиться правки.

Прежние сведения перечёркиваются одной тонкой полосой. Если рядом есть место, то новые данные должны быть записаны здесь. Если такового нет, пометка размещается над сменившейся фамилией.

Внимание! Каждый кадровый работник должен знать, как изменить фамилию в трудовой книжке. Сделать это нужно правильно. В противном случае, должностной сотрудник может быть привлечён к ответственности за порчу документации.

При разводе

Прекращение семейных отношений также является законным поводом для смены сведений личного характера. Многие женщины отказываются от фамилии супруга, возвращают себе добрачную. Это факт обязательно нужно отразить в трудовой книжке.

Исправляют так же, как при замужестве:

  • «старые» данные аккуратно перечёркиваются;
  • новые прописываются рядом, на следующей строчке или на свободном месте;
  • на боковом листочке указываются реквизиты подтверждающей бумаги.

В кадровый отдел нужно принести оригинал:

  • паспорт с новыми личными записями;
  • свидетельство, которое подтверждает распад семьи.

Копии будут вложены в личное дело.

Образец заполнения формуляра

Наглядный пример и образец оформления:

Другие трудовые документы, требующие коррекции данных

Помимо трудовой книги, на сотрудницу при приеме на работу заводится также иная документация. Внести коррективы необходимо в следующий перечень бумаг:

  • личное дело работницы;
  • лицевые счета, если они используются на предприятии;
  • другие документы, требующие при оформлении указания достоверных личных данных.

В дело сотрудницы вкладываются копии всех документов, подтверждающих замену фамилии. Личную карточку также нужно изменить. Сделать это можно точно таким же способом, как и в случае смены данных в книжке по трудоустройству.

Важно знать! Спорным мнением является заполнение свежими сведениями граф трудового договора. Согласно ТК РФ, необходимость заключать другой контракт есть только в случае внесения правок в его существенные условия. Смена личных данных (имени и фамилии) к таковым не относится. Поэтому составляется и подписывается дополнительное соглашение, в котором указывается приобретенные ФИО сотрудницы.

Необходимо поменять СНИЛС и ИНН. Но не сами номера, а личную информацию в них.

Образец новой подписи сотрудника

Смена личных данных подразумевает под собой и новую подпись. Этот нюанс также нужно отразить в документах. Кадровый работник должен обеспокоиться о том, чтобы получить от сотрудницы образец обновленного автографа и поменять его в бумагах.

Новым росчерком уже подписывается заявление о внесении правок, таким же образом женщина будет знакомиться и с приказом. Расписаться необходимо и в личной карточке. Если сотрудница имеет пропуск на предприятие или в другие организации, он также должен быть переоформлен.

Ошибки при внесении записей и их исправление

Неточности и ошибки могут быть допущены сотрудником кадрового департамента, когда прежние сведения будут корректироваться на новые. Неправильные записи необходимо исправить. Делается это так, как указано в Инструкции.

Если книжка трудовых пометок оформляется в первый раз и допускается ошибка, то документ уничтожается, заводится дубликат. Покупка нового формуляра происходит за счёт средств предприятия и того сотрудника, который допустил оплошность. Сложности возникают, если в документ уже были внесены все необходимые сведения за несколько лет трудоустройства.

В Инструкции прописана вся процедура исправления неточностей, но про главный лист не упоминается. В документе сказано только, что изменение основных данных происходит в соответствии с личными бумагами сотрудницы.

Совет! Но исправить ошибку нужно. Поэтому необходимо вложить вкладыш и сделать пометку «взамен ошибочной», поставить роспись ответственного сотрудника, затем главного в кадровом департаменте, потом руководителя организации. Скрепить изменения нужно главной печатью работодателя.

Ответственность за хранение и правильное заполнение рабочих книжек лежит на руководстве фирмы. Именно оно назначает должностного сотрудника специально для исполнения указанной функции. Такие лица несут дисциплинарные взыскания за нарушения при оформлении трудовых книжек.

Изменение фамилии на основном листе трудовой книжки должно происходить по нормам Инструкции. Сотрудница, вступившая в брак, обязана своевременно предоставить новые данные, подкрепив их соответствующими документами. Отклонение от при внесении корректив от правил, продиктованных законодательным актом, влечет за собой дисциплинарную ответственность.